When什么时候用得到
笔电只有 256 GB，云端却有 1 TB 的文件，装得下吗？电脑突然坏了，桌面上的报价单全不见了怎么办？
Files On-Demand 让所有文件都显示在文件总管里，但只有打开时才下载，不占电脑空间。再开启资料夹备份，换新电脑登录后，文件全部回来。（适用 Windows 10 / 11 内建的 OneDrive；macOS 操作类似，以 2026-09 为准。）
What这是什么
文件显示在电脑里，要打开时才真正下载。
桌面、文件、图片自动同步到 OneDrive。
删掉本机副本，云端文件还在。
把 SharePoint / Teams 的资料夹放进你的 OneDrive。
Where在哪里找
工作列右下角的 OneDrive 云朵图示；文件总管左边的 OneDrive - 公司名。没看到云朵，在开始选单搜 OneDrive。
How一步一步做
设定 OneDrive
- 1
点工作列右下角的 OneDrive 云朵图示
- 2
用公司账号（或个人 Microsoft 账号）登录
- 3
选择本机 OneDrive 资料夹的位置
原本的设定在
C:\Users\你的名字\OneDrive - 公司名。 - 4
文件总管左边出现 OneDrive - 公司名
📌 同一台电脑可以同时登录个人和公司 OneDrive，会显示成两个不同的资料夹。
Files On-Demand：状态图示
| 图示 | 状态 | 占电脑空间吗 | 离线能打开吗 |
|---|---|---|---|
| ☁️ 蓝色云朵 | Online-only（只在线上） | 不占 | ❌ 要连网 |
| ✅ 空心绿勾 | Locally available（本机可用，打开过一次） | 占 | ✅ |
| 🟢 实心绿勾 | Always available（一直保留在此装置） | 占 | ✅ |
| 🔄 两个箭头 | 正在同步 | — | — |
| ❌ 红色叉叉 | 同步出错 | — | 看情况 |
在文件或资料夹上按右键切换：
| 选项 | 结果 |
|---|---|
| Always keep on this device | 下载并一直保留，适合出差、要离线用的文件 |
| Free up space | 删掉本机副本，变回只在线上，云端文件还在 |
💡 电脑空间不够时，对不常用的大资料夹按 Free up space，马上省下空间。
❌ 出差前没把文件设成 Always keep on this device：到了没网络的地方打不开。
❌ 看到红色叉叉不理：那个文件其实没有上传到云端。
开启资料夹备份
- 1
点 OneDrive 图示 → ⚙ Settings → Sync and back up → Manage back up
- 2
打开 Desktop、Documents、Pictures
也可以选 Music、Videos。
- 3
按 Start backup
之后这些资料夹的文件都会自动同步。换电脑时登录同一个账号，文件就回来了。
⚠️ 个人免费版只有 5 GB，桌面和图片资料夹很容易超过；先看清楚容量再开启。
❌ 免费 5 GB 就开启图片备份：很快就满了，同步停止。
同步 SharePoint / Teams 的资料夹
| 方法 | 做法 | 建议 |
|---|---|---|
| Add shortcut to My files | SharePoint 或 Teams 文件库 → 选资料夹 → Add shortcut to My files | ✅ 推荐：资料夹出现在你的 OneDrive 里，电脑和手机都看得到 |
| Sync | 文件库上方 Sync 按钮 | 旧做法，同步整个文件库 |
📌 两种方法不要对同一个资料夹同时用，否则可能出现重复或同步错误。
❌ 同一个资料夹同时用 Sync 和 Add shortcut：出现重复与同步错误。
暂停与检查同步
- OneDrive 图示 → ⚙ → Pause syncing（2 / 8 / 24 小时），例如用手机热点时先暂停。
- 图示出现红色叉叉或感叹号：点开看哪个文件出错。
| 常见同步问题 | 解决 |
|---|---|
| 文件名有不允许的字符或太长 | 改短，去掉 *、:、?、"、<、> 这类符号 |
| 文件正被其他程序打开 | 关掉后会自动继续 |
| OneDrive 空间满了 | 清理或升级方案 |
| 同一个文件在两台电脑同时修改 | 会出现「文件名-电脑名」的副本，比较后保留一个 |
Why为什么这样做
✅ 用 Free up space 省空间：文件仍在云端，电脑变轻。
✅ 开资料夹备份：电脑坏了、被偷了，文件都还在。
❌ 把 OneDrive 资料夹里的文件直接删掉想省空间：云端也会一起删，要用 Free up space。
Sources
官方文档：