Hands-on: File Structure for a 10-Person Company 实战：帮 10 人小公司规划文件存放结构

When什么时候用得到

小公司常见的现况：文件散在各人电脑、WhatsApp、老板的私人云端，员工一离职，资料就跟着消失。

这一课从零规划一套 Microsoft 365 文件结构。例子公司：10 人的装修设计公司，有管理层、设计部、业务部、财务，用 Microsoft 365 Business Basic。规则比工具重要：写好一页「文件放哪里」的规范，全员照做。

What这是什么

这一课没有新功能，是把前面学过的组合起来：

OneDrive — 个人草稿。

flowchart TB
    subgraph C["通讯网站：公司内网（全员可看）"]
        C1["员工手册、请假表、公司范本、公告"]
    end
    subgraph T["Teams 团队（= SharePoint 团队网站）"]
        T1["管理层（私人）"]
        T2["设计部"]
        T3["业务部"]
        T4["财务（私人，只限老板与会计）"]
    end
    subgraph O["个人 OneDrive"]
        O1["草稿、个人工作文件"]
    end
    O -->|完成后移到| T

Where在哪里找

How一步一步做

第 1 步：建立团队与频道

以「业务部」为例：

• 每个团队设 2 位拥有者（部门主管 + 老板）。
• 财务团队设为私人，只加入必要的人。

第 2 步：文件库的资料夹与栏位

在「业务部」团队网站的文件库，资料夹只开 2 层：

案件进行中/
├── 2026-001 Taman Daya 住宅/
├── 2026-002 KL 办公室/
└── ...
已完成案件/
范本/

栏位：

建立视图：「待签署的合约」（文件类型 = 合约、状态 = 已送出）。

第 3 步：命名规范

第 4 步：权限与分享规则

第 5 步：电脑设定

每位员工：

1. 1

   登录 OneDrive，开启桌面、文件、图片备份

   见 EP02。

2. 2

   把自己部门常用的资料夹 Add shortcut to My files

3. 3

   大资料夹保持「只在线上」，需要时才下载

第 6 步：搬家与离职流程

从旧环境搬过来：

• 先整理再搬：删除重复、过时的文件。
• 大量文件可以用 SharePoint 的 Migration Manager（管理员工具），少量直接拖进网页版文件库。
• 搬完后旧位置设成唯读一段时间，确认没问题再清掉。

员工离职：

一页规范（贴在公司内网首页）

1. 公司文件放 Teams 团队，不放个人电脑、WhatsApp、私人云端
2. 个人草稿放 OneDrive，完成后移到团队
3. 文件名：日期_类型_客户，不写「最终版」
4. 分享给客户用 Specific people，不用 Anyone 链接
5. 文件改坏、删掉：先看 版本记录、回收站，再找管理员

Why为什么这样做

✅ 先定规范，再选工具。没有规范，买了 Microsoft 365，大家还是照旧用 WhatsApp 传文件。

✅ 文件放团队、草稿放 OneDrive，员工离职时，公司的资料不会跟着走。

Sources

官方文档：

1. Overview of Teams and SharePoint integration - Microsoft Learn
2. Plan your SharePoint site structure - Microsoft Learn
3. Get started with Migration Manager - Microsoft Learn
4. OneDrive retention and deletion - Microsoft Learn
5. Manage sharing settings for SharePoint and OneDrive in Microsoft 365 - Microsoft Learn