重点内容
聊天
| 功能 | 做法 |
|---|---|
| 新聊天 | Ctrl+N 或 ，输入名字；加多个人就变成群组聊天 |
| 群组命名 | 群组聊天上方按名称改名，例如「11.11 活动筹备」 |
| 格式 | 按格式按钮（或 Ctrl+Shift+X）展开编辑区，可加粗、清单、代码块 |
| 回覆某一句 | 滑到讯息上 ⋯ → Reply（引用回复） |
| 编辑 / 删除 | 自己的讯息 ⋯ → Edit / Delete |
| 标记稍后处理 | ⋯ → Save（在 Saved 里找） |
| 置顶聊天 | 聊天 ⋯ → Pin |
| 延迟发送 | 按住发送按钮 → Schedule message |
群组聊天的限制：
| 项目 | 上限 |
|---|---|
| 聊天人数 | 250 人 |
| 从聊天直接发起视讯 / 语音通话 | 20 人 |
| 单个附件大小 | 100 MB |
📌 聊天超过 20 人时，已读回条、输入中提示、视讯通话等功能会关闭。多人长期讨论建议改用团队频道（EP02）。
排会议
- （或在 Outlook 里按 Teams meeting）
- 填标题、邀请的人、时间
- 要在频道里开会：Add channel 选择频道，全频道成员都看得到
- Save / Send
立即开会： Calendar → Meet now，复制链接发给别人。
会议选项（Meeting options）
在会议邀请里打开 Meeting options（或会议中上方 ）：
| 选项 | 建议 |
|---|---|
| Who can bypass the lobby（谁可以直接进入） | 对外会议选「只有公司内的人」，外部人士要在大厅（Lobby）等你批准 |
| Who can present（谁可以简报） | 大型会议选「Only me」或指定的人，避免参与者误分享屏幕 |
| Allow mic / camera for attendees | 大型说明会可以关掉参与者的麦克风 |
| Meeting chat | 可以关闭，或只在会议中开放 |
| Record automatically | 需要每次都录影的会议可以打开 |
⚠️ 公开在网上的会议链接，任何人都能点进来——对外会议一定要开大厅，只让认识的人进来。
会议中的功能
| 功能 | 位置 |
|---|---|
| 分享屏幕 / 视窗 / PowerPoint | Share（Ctrl+Shift+E）；分享单一视窗比分享整个屏幕安全 |
| 举手 | （Ctrl+Shift+K） |
| 背景模糊 / 虚拟背景 | |
| 分组讨论 | Rooms（Breakout rooms） |
| 录影与转录 | |
| 会议笔记 | （会议结束后留在会议聊天里） |
💡 分享 PowerPoint 时用 PowerPoint Live（Share 里选 PowerPoint 文件），你可以看到备注，观众也能自己往前翻看，画质比分享屏幕清楚。
录影与转录
- 开始录影时，所有参与者都会看到提示
- 录影单次最长 4 小时，超过会自动分段继续录
- 一般会议的录影存在主办人的 OneDrive；频道会议存在该频道的 SharePoint
- 会议结束后，在会议聊天或 Calendar 里的会议 → Recap（重点回顾） 可以看到录影、转录、共享文件
- 由 AI 自动整理的会议摘要、待办事项（Intelligent recap）需要额外的 Microsoft 365 Copilot 或 Teams Premium 授权
⚠️ 录影前要告知参与者，并遵守公司政策；涉及客户个人资料的会议，要注意马来西亚《个人资料保护法》（PDPA）的要求。
学完你会
常见错误
- ❌ 对外会议没开大厅：拿到链接的陌生人可以直接进来。
- ❌ 分享整个屏幕，结果 WhatsApp 通知被大家看到：分享单一视窗，或先开勿扰模式。
- ❌ 50 人群组聊天想直接开视讯：聊天发起的通话上限 20 人，改用排程会议。
- ❌ 找不到会议录影：一般会议在主办人的 OneDrive，频道会议在频道的 SharePoint，也可以从会议的 Recap 找。
- ❌ 没告知就录影：先让所有人知道，并遵守公司与 PDPA 规定。
Sources
官方文档：
- Limits and specifications for Microsoft Teams - Microsoft Learn
- Schedule a meeting in Microsoft Teams - Microsoft Support
- Change participant settings for a Teams meeting - Microsoft Support
- Record a meeting in Microsoft Teams - Microsoft Support
- Teams meeting recording - Microsoft Learn
- Keyboard shortcuts for Microsoft Teams - Microsoft Support