跟公司外的人协作，以及管好通知

重点内容

三种对外协作方式

flowchart TD
    A{"跟外部的人要做什么？"} -->|只聊天、开会| B["外部访问 External access"]
    A -->|一起在团队里工作、看文件| C{"对方有 Microsoft 365 工作账号，<br/>公司也开放共享频道？"}
    C -->|有| D["共享频道 Shared channel"]
    C -->|没有 / 不确定| E["邀请成访客 Guest"]

邀请访客

1. 团队 ⋯ → Add member
2. 输入对方的 Email（例如 Gmail）→ Add as a guest
3. 对方会收到邀请信，第一次要登录或建立 Microsoft 账号并同意
4. 访客的名字旁边会显示 (Guest)

⚠️ 定期检查团队里的访客，合作结束就移除；访客能看到团队里所有标准频道的内容和文件，敏感资料放私人频道。

跟外部人士开会

• 不需要账号：把会议链接发给对方，对方用浏览器或 Teams 以匿名方式加入，在大厅等你批准
• 对外会议记得设定 Meeting options：外部人士先进大厅、只有你能简报（见 EP03）

管好通知

个人通知设定： 右上角 ⋯ → Settings›Notifications and activity

个别频道： 频道 ⋯ → Channel notifications → All activity（所有新贴文）/ Off / Custom。

个别聊天： 聊天 ⋯ → Mute，不需要一直看的群组先静音。

勿扰： 状态设成 Do not disturb，只有优先联系人（Settings›Privacy›Manage priority access）的讯息会通知。

团队沟通习惯

学完你会

• 分得清外部访问、访客、共享频道
• 邀请访客，并知道访客要切换组织
• 调整通知、静音聊天、使用勿扰
• 建立清楚的团队沟通习惯

常见错误

• ❌ 外部访问聊天里想传文件给客户：外部访问不能在聊天里分享文件，改用访客或分享 OneDrive 链接。
• ❌ 访客说看不到团队：他还没在 Teams 右上角切换到你的公司。
• ❌ 合作结束没移除访客：对方还能看到团队内容。
• ❌ 所有频道都开 All activity 通知：通知太多，最后什么都不看。
• ❌ 晚上十点传工作讯息：用排程讯息，隔天早上再送出。

Sources

官方文档：

1. Use guest access and external access to collaborate with people outside your organization - Microsoft Learn
2. Shared channels in Microsoft Teams - Microsoft Learn
3. Guest experience in Teams - Microsoft Learn
4. Manage notifications in Microsoft Teams - Microsoft Support