Teams约 7 分钟

应用、任务与工作流：Planner、Approvals、Forms、Workflows

重点内容

加入应用

位置	做法	适合
左边导航列	左边 Apps → 搜寻 → Add；右键可以 Pin 钉住	个人常用的 Planner、Approvals
频道分页	频道上方 + → 选应用	团队共用的任务板、表单结果
讯息里	输入框下方的 +（Actions and apps）	在对话中直接发一个投票、审批

📌 公司管理员可以限制哪些应用能用；找不到某个应用，先问 IT。

Planner：任务管理

建立计划：

频道上方 + → Planner → 新建计划（或选已有计划）
用 Bucket（分组） 分阶段，例如「待办 / 进行中 / 等待审核 / 完成」
加任务：标题、负责人（Assigned to）、开始 / 截止日期、优先级、检查清单、附件

视图	用途
Board（看板）	拖动卡片改状态
Grid（清单）	像表格一样一行一个任务
Schedule（排程）	看月历上的截止日期
Charts（图表）	看有几个逾期、每人负责几项

💡 左边的 Planner 应用会把你在各个计划、Microsoft To Do、Outlook 标记的任务集中在 My Tasks，每天打开看一次就不会漏掉。

Approvals：审批

左边 Approvals（或聊天输入框 + → Approvals）→ New approval request
选类型（Basic，或公司设好的范本）
填标题、审批人、说明、附件
选择是否要全部审批人都同意
送出后审批人会收到通知，可以 Approve / Reject 并留言

所有审批记录集中在 Approvals 应用的 Received / Sent 里，可以追查、导出。

例子：采购 RM 5,000 以上的设备，要部门主管和财务两人都同意。

Forms：问卷与投票

用法	做法
会议 / 聊天中快速投票	输入框 + → Forms → Poll
频道分页收集回答	频道 + → Forms，建立或连结表单，成员直接在分页里填
看结果	表单的 Responses → 可以用 Excel 打开

Workflows：自动化

左边 Apps›Workflows（或频道 / 聊天的 ⋯ → Workflows），从范本开始：

范本（例子）	做什么
Notify a channel when a new item is added to a SharePoint list	SharePoint 清单有新资料时，在频道发通知
Post to a channel when a webhook request is received	网站或其他系统送出资料时，自动发到频道
Schedule a reply	定时提醒
Save a message to OneDrive	把讯息存成文件

📌 旧的 Office 365 Connectors（例如 Incoming Webhook）正陆续由 Workflows 取代，新设定请直接用 Workflows 的 Webhook 范本。

⚠️ Workflows 执行时用的是建立者的账号权限，建立者离职、账号停用后，工作流程会停止运作；重要流程要设定共同拥有者。

其他常用应用

应用	用途
OneNote	频道分页当团队笔记本
Lists	团队共用的清单（客户名单、资产清单）
Loop	在聊天里放可以一起编辑的清单、表格
YouTube / Website	频道分页放教学影片、公司网站

学完你会

把应用加在导航列、频道分页、讯息里
用 Planner 分派任务、追踪进度
用 Approvals 送出和处理审批
用 Forms 投票、用 Workflows 范本做简单自动化

常见错误

❌ 任务都写在聊天里：很快被洗掉，没人记得谁负责，改用 Planner。
❌ Planner 任务没设负责人和截止日期：等于没有指派，一定要填。
❌ 重要审批用口头或 WhatsApp：没有记录可查，用 Approvals 留下完整纪录。
❌ 重要 Workflows 只有一位建立者：那个人离职后流程就停了。
❌ 还在找 Incoming Webhook 连接器：改用 Workflows 的 Webhook 范本。

Sources

官方文档：

📝 随堂测验

答完才知道有没有真的学会。答错没关系，每题都有解析。

测验一下共 6 题

只记在你的浏览器里，换设备不会同步。